Die Fristen
| Fall | Frist |
|---|---|
| Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden | waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden – Nachholung dringend empfohlen |
| Anschaffung ab dem 1. Juli 2025 | innerhalb eines Monats nach Anschaffung |
| Außerbetriebnahme | ebenfalls innerhalb eines Monats |
| Gemietete oder geleaste Systeme | gelten als Anschaffung, gleiche Frist |
Gemeldet wird je Betriebsstätte, und es sind alle Systeme einer Betriebsstätte in einer Meldung zusammenzufassen.
Was gemeldet wird
- Art und Anzahl der eingesetzten Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer jedes Systems
- Art und Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Datum der Anschaffung, gegebenenfalls der Außerbetriebnahme
Die Angaben findest du in der Regel in der Verfahrensdokumentation oder im Kassenhandbuch; viele Kassenanbieter stellen inzwischen ein Datenblatt genau dafür bereit.
Wer gar keine Kasse braucht
Die Meldepflicht knüpft an das Vorhandensein eines elektronischen Systems an. Wer keines hat, meldet nichts. Sobald aber ein Kassensystem, ein Tablet mit Kassen-App, ein Taxameter oder ein Wegstreckenzähler im Einsatz ist, greift die Pflicht – auch bei Kleinunternehmern.
Was daneben gilt
| Pflicht | Inhalt |
|---|---|
| Belegausgabepflicht | Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss jedem Kunden einen Beleg zur Verfügung stellen – Papier oder elektronisch. Eine Annahmepflicht des Kunden besteht nicht. |
| TSE | Jedes elektronische Kassensystem braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die jede Buchung unveränderbar protokolliert. |
| Verfahrensdokumentation | Beschreibung, wie das System arbeitet und wie die Daten fließen – wird bei einer Kassen-Nachschau als Erstes verlangt. |
| Kassen-Nachschau | unangekündigte Prüfung nach § 146b AO, ohne vorherige Ankündigung, während der Geschäftszeiten |
Die Bußgelder
Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften können nach § 379 AO mit bis zu 25.000 € geahndet werden. Schwerer wiegt in der Praxis etwas anderes: Eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung berechtigt das Finanzamt zur Schätzung der Umsätze – und Schätzungen fallen nicht zugunsten des Betriebs aus.
Für Gründer in Gastronomie, Einzelhandel, Friseurhandwerk und Taxigewerbe ist das der wichtigste Punkt der ganzen Gründungsphase, gleich nach der Anmeldung.
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Erste Rechnung schreiben – kostenlosHäufige Fragen
Muss ich eine Registrierkasse anschaffen?
Nein. Eine Kassenpflicht gibt es in Deutschland nicht. Wer bar kassiert, darf eine offene Ladenkasse führen – mit vollständigen Aufzeichnungen und täglichem Kassenbericht.
Gilt die Meldepflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Sie knüpft am eingesetzten System an, nicht an Umsatz oder Rechtsform.
Ist eine Kassen-App auf dem Tablet ein Kassensystem?
In der Regel ja, wenn sie Bareinnahmen erfasst. Dann braucht sie eine TSE und ist meldepflichtig.
Was ist, wenn ich die Frist im Juli 2025 verpasst habe?
Nachholen, so schnell wie möglich. Eine verspätete Meldung ist deutlich besser als gar keine – sie wird regelmäßig noch entgegengenommen und die Finanzverwaltung hat sich bei der Einführung zurückhaltend gezeigt.
Brauche ich eine Kasse, wenn ich nur überwiesen bekomme?
Nein. Ohne Bareinnahmen gibt es keine Kassenführung und damit auch keine Kassen- oder Meldepflicht. Für die meisten Dienstleister ist das Thema damit erledigt.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 146a AO – Ordnungsvorschrift für elektronische Aufzeichnungssysteme, Meldepflicht
- § 146b AO – Kassen-Nachschau
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung
- § 379 AO – Steuergefährdung – Bußgeldrahmen
- KassenSichV – Kassensicherungsverordnung – Anforderungen an die TSE