Fünfzig Fragen, die tatsächlich gestellt werden. Nicht erfunden, sondern aus
Handwerker- und Freelancer-Foren zusammengetragen. Jede Antwort steht oben in einem Kasten –
wer es eilig hat, liest zwei Zeilen und ist fertig.
Rechnung schreiben, ändern, Geld bekommen
- Darf ich eine Rechnung nachträglich ändern? Ändern nicht. Berichtigen schon – und das ist etwas anderes.
- Was tun, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt? Vier Stufen, und die dritte überspringen die meisten aus Höflichkeit.
- Muss meine Privatadresse auf die Rechnung? Eine vollständige Anschrift ist Pflicht. Welche, ist die eigentliche Frage.
- Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu schreiben? Sechs Monate – außer bei EU-Geschäften, da sind es gut zwei Wochen.
- Darf ich eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben? Ja – die Frage ist nur, ob du wirklich keins brauchst.
- Was mache ich, wenn ich eine Rechnungsnummer doppelt vergeben habe? Nicht verstecken. Dokumentieren, korrigieren, weitermachen.
- Muss ich eine Rechnung unterschreiben? Nein. Und eine Unterschrift macht sie auch nicht gültiger.
- Darf ich Rechnungen per WhatsApp schicken? An Privatkunden: technisch ja, praktisch keine gute Idee. An Unternehmen: seit 2025 nicht mehr.
- Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung? Zwei völlig verschiedene Dinge – und das falsche Wort kann Umsatzsteuer kosten.
- Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen? Nein – und „0 %“ ist ausdrücklich auch falsch.
- Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen habe? Du schuldest sie. Aber du kannst es reparieren.
- Wie schreibe ich eine Rechnung an eine Privatperson? Fast wie an ein Unternehmen – mit zwei Ausnahmen, die im Handwerk zählen.
- Darf ich Vorkasse verlangen? Ja – wenn ihr es vereinbart habt. Einseitig auf der Rechnung geht es nicht.
- Wie hoch darf eine Anzahlung sein? Gesetzlich fast unbegrenzt. Praktisch entscheidet, wer wem vertrauen muss.
- Was ist eine Abschlagsrechnung und wann brauche ich sie? Geld während der Arbeit statt danach – mit einer Falle in der Schlussrechnung.
- Muss ich Skonto gewähren, wenn der Kunde es einfach abzieht? Nein. Ohne Vereinbarung ist der Abzug eine Kürzung, keine Zahlung.
- Was tun, wenn der Kunde einfach weniger überweist? Eine Teilzahlung ist kein Vergleich – auch dann nicht, wenn „Restzahlung“ im Verwendungszweck steht.
Aufbewahren, mahnen, Fristen, E-Rechnung
- Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? Acht Jahre – und die Frist beginnt später, als die meisten rechnen.
- Reicht es, Rechnungen als PDF zu speichern? Für eigene Rechnungen ja. Für empfangene E-Rechnungen nein.
- Muss ich Rechnungen ausdrucken? Nein. Bei E-Rechnungen ersetzt der Ausdruck das Original sogar ausdrücklich nicht.
- Darf ich eine Rechnung stornieren, die der Kunde schon bezahlt hat? Ja. Nur musst du das Geld dann auch zurückgeben.
- Darf ich eine Rechnung schreiben, bevor ich geliefert habe? Ja – aber dann heißt sie anders, und die Steuer entsteht früher.
- Wie rechne ich Fahrtkosten ab? Als eigene Position mit demselben Steuersatz wie die Hauptleistung.
- Darf ich Material mit Aufschlag berechnen? Ja. Du verkaufst kein Material weiter, du erbringst eine Leistung.
- Darf ich angefangene Stunden voll abrechnen? Nur wenn es vereinbart ist. Sonst zählt die tatsächliche Zeit.
- Was mache ich, wenn der Kunde die Rechnung verloren hat? Zweitschrift schicken – dieselbe Nummer, kein neues Dokument.
- Muss ich mahnen, bevor ich klage? Für das Klagen nicht. Für die Verzugszinsen manchmal schon.
- Wie viele Mahnungen sind vorgeschrieben? Keine einzige. Der Dreierschritt ist Gewohnheit, kein Gesetz.
- Darf ich Mahngebühren berechnen? Tatsächliche Kosten ja, Fantasiebeträge nein – und gegenüber Unternehmen 40 € pauschal.
- Ab wann ist ein Kunde in Verzug? Spätestens 30 Tage nach Zugang – bei Verbrauchern nur, wenn du es hingeschrieben hast.
- Wann verjährt eine Rechnung? Drei Jahre – aber gerechnet ab Jahresende, nicht ab Rechnungsdatum.
- Was ist die Leitweg-ID und wo bekomme ich sie? Die Zimmernummer innerhalb der Verwaltung – und sie steht in keinem Verzeichnis.
- Muss ich E-Rechnungen empfangen können? Ja, seit dem 1. Januar 2025 – ohne Ausnahme und ohne Umsatzgrenze.
- Reicht ein E-Mail-Postfach für E-Rechnungen? Ja. Alles andere ist ein Verkaufsargument, keine Pflicht.
Formate, Ausland und Pflichtangaben im Detail
- Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? Beides erfüllt das Gesetz. Nur eines kann dein Kunde ansehen.
- Kann ich eine XRechnung öffnen, ohne Software zu kaufen? Ja – im Browser, kostenlos, ohne dass die Datei irgendwohin geht.
- Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? Ausstellen: nein. Empfangen: ja, seit 2025.
- Darf ich weiter PDF-Rechnungen schicken? An Privatkunden immer. An Unternehmen nur noch, solange du selbst nicht dran bist.
- Was schreibe ich bei Reverse Charge auf die Rechnung? Ein vorgeschriebener Hinweis, keine Umsatzsteuer, zwei USt-IdNrn.
- Brauche ich eine USt-IdNr. als Kleinunternehmer? Für EU-Geschäfte ja. Sie ändert nichts an deinem Status.
- Wie prüfe ich die USt-IdNr. meines Kunden? Beim Bundeszentralamt – und zwar qualifiziert, nicht einfach.
- Was ist eine Bauleistung nach § 13b? Nicht jede Arbeit am Bau ist eine – und der Empfänger entscheidet mit.
- Was ist die Freistellungsbescheinigung USt 1 TG? Das Papier, das entscheidet, ob du netto abrechnest.
- Wie weise ich Arbeitskosten für § 35a aus? Getrennt vom Material – sonst verschenkt dein Privatkunde Geld.
- Was ist eine Kleinbetragsrechnung? Bis 250 € brutto genügen vier Angaben statt zehn.
- Muss der Leistungszeitpunkt auf die Rechnung? Ja – auch wenn er auf denselben Tag fällt wie das Rechnungsdatum.
- Darf die Rechnungsnummer Lücken haben? Ja. Verlangt ist fortlaufend, nicht lückenlos.
- Kann ich Rechnungen in einer Fremdwährung stellen? Ja – aber der Steuerbetrag muss zusätzlich in Euro dastehen.
- Was mache ich, wenn die Adresse auf der Rechnung falsch war? Berichtigen, nicht neu ausstellen – und die Berichtigung wirkt zurück.
- Wie schreibe ich eine Rechnung ins Ausland? Drei Fälle, drei verschiedene Antworten – und nur einer davon ist kompliziert.
Was hier nicht steht
Antworten auf Fragen, die niemand allgemein beantworten kann. Ob deine konkrete Leistung dem ermäßigten Steuersatz unterliegt, ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, ob eine bestimmte Klausel in deinen AGB hält – das sind Einzelfälle, und wer sie auf einer Website beantwortet, tut dir keinen Gefallen.
Was hier steht, ist die Regel. Was für dich gilt, sagt dir eine Steuerberatung – und zwar schneller, als du denkst, wenn du mit einer konkreten Frage hingehst.
Und wenn du eine Rechnung brauchst?
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Rechnung schreiben – kostenlosRechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners
Diese Antwort beschreibt die Rechtslage nach dem Stand vom August 2026 in allgemeiner Form. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall – und genau dafür ist sie auch nicht gedacht.