Woher der Reflex kommt
Aus der Zeit, in der ein Ordner das Archiv war. Steuerlich ist der Ausdruck seit Langem nicht mehr nötig – digitale Aufbewahrung ist ausdrücklich zulässig, sofern Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewahrt bleiben.
Was stattdessen zählt
- Vollständigkeit – jede Rechnung ist da.
- Unveränderbarkeit – nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein.
- Auffindbarkeit in angemessener Zeit.
- Lesbarkeit über acht Jahre.
Wann ein Ausdruck trotzdem hilft
Als Zusatz, nie als Ersatz: Wenn du eine E-Rechnung an deine Steuerberatung weiterreichst und dort niemand XML liest, ist eine lesbare Fassung daneben praktisch. Die Originaldatei behältst du trotzdem.
Der Punkt, an dem der Ausdruck schadet
Und der Scanner?
Umgekehrt geht es: Papierrechnungen dürfen eingescannt und danach vernichtet werden, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und das Verfahren dokumentiert ist. Für die meisten Kleinbetriebe ist das der schnellste Weg zu einem Archiv, das sich durchsuchen lässt.
Und wenn du eine Rechnung brauchst?
Der Generator prüft alle Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Tippen und macht daraus ein fertiges PDF. Unbegrenzt, ohne Konto, ohne Abo.
Rechnung schreiben – kostenlosRechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners