Trag ein Datum ein.
Die Frist beginnt später, als man denkt
Sie läuft nicht ab dem Rechnungsdatum, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 ist also bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren – nicht bis März 2034.
Von zehn auf acht Jahre
Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht statt zehn Jahre. Für andere Unterlagen – etwa Jahresabschlüsse und Inventare – bleibt es bei zehn Jahren. Wer Fristen im Kopf hat, sollte sie einmal nachziehen.
Warum ein Ausdruck nicht genügt
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ist eine Abschrift und erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht. Bei ZUGFeRD heißt das konkret: Die PDF-Datei mit dem eingebetteten XML muss erhalten bleiben – wer das PDF durch einen Drucker jagt und neu einscannt, zerstört das Original.
Was die GoBD zusätzlich verlangt
- Unveränderbarkeit: Die Datei muss so abgelegt sein, dass nachträgliche Änderungen erkennbar wären. Ein gewöhnlicher Ordner auf dem Rechner erfüllt das nur, wenn Zugriffe protokolliert werden.
- Lesbarkeit über die gesamte Frist: Du musst die Datei auch in acht Jahren noch öffnen können.
- Auffindbarkeit: Bei einer Prüfung muss eine bestimmte Rechnung in angemessener Zeit vorgelegt werden können.
- Verfahrensdokumentation: Eine knappe Beschreibung, wie Rechnungen bei dir eingehen, abgelegt und gesichert werden. Zwei Seiten genügen meistens.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben