Für deine eigenen Ausgangsrechnungen: ja. Für empfangene E-Rechnungen: nein – die musst du im Originalformat aufbewahren, also als XML.
Die Regel dahinter
Aufzubewahren ist das Original in der Form, in der es eingegangen ist. Bekommst du eine XRechnung als XML-Datei, ist diese Datei das Original. Ein daraus erzeugtes PDF ist eine Abschrift – lesbar, praktisch, aber nicht das, was aufbewahrt werden muss.
Was das konkret bedeutet
| Du bekommst | Aufbewahren musst du |
|---|---|
| Papierrechnung | Papier oder Scan – ein Scan genügt, wenn er bildlich übereinstimmt |
| PDF per E-Mail (von einem Privatkunden oder aus dem Ausland) | das PDF |
| XRechnung (XML) | die XML-Datei |
| ZUGFeRD (PDF mit XML darin) | das PDF mit dem eingebetteten XML – nicht neu ausdrucken und neu speichern |
Der Fehler, der leicht passiert
Ein ZUGFeRD-PDF durch ein Programm laufen lassen, das es neu schreibt – etwa
beim Zusammenfügen mehrerer PDFs oder beim „Optimieren“. Dabei geht die eingebettete XML-Datei
verloren. Das PDF sieht danach identisch aus, ist aber keine E-Rechnung mehr.
Was du zusätzlich brauchst
- Lesbarkeit über die gesamte Frist. XML ist dafür ideal – es ist reiner Text und wird in acht Jahren noch lesbar sein.
- Unveränderbarkeit. Ein Ordner, in den nur du schreibst, genügt. Ein revisionssicheres Archivsystem ist nicht vorgeschrieben.
- Auffindbarkeit. Sprechende Dateinamen sind kein Luxus, sondern die billigste Form der Ordnungsmäßigkeit.
Und wenn du eine Rechnung brauchst?
Der Generator prüft alle Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Tippen und macht daraus ein fertiges PDF. Unbegrenzt, ohne Konto, ohne Abo.
Rechnung schreiben – kostenlosRechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners
Diese Antwort beschreibt die Rechtslage nach dem Stand vom August 2026 in allgemeiner Form. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall – und genau dafür ist sie auch nicht gedacht.