An Privatpersonen ist der Weg nicht verboten. An Unternehmen ist ein PDF seit dem 1.1.2025 keine elektronische Rechnung mehr – unabhängig davon, über welchen Kanal es kommt.
Der rechtliche Teil
Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Es schreibt seit 2025 ein Format vor: Zwischen inländischen Unternehmen ist die Rechnung ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 – XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist eine „sonstige Rechnung“ und während der Übergangszeit nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Gegenüber Privatkunden bleibt das PDF uneingeschränkt zulässig. Über WhatsApp, E-Mail oder ausgedruckt – deine Entscheidung.
Warum es trotzdem eine schlechte Idee ist
- Aufbewahrung. Du musst deine Ausgangsrechnungen acht Jahre lang aufbewahren. Ein Messenger-Verlauf ist kein Archiv – ein Gerätewechsel, und der Beleg dafür, dass du geliefert hast, ist weg.
- Datenschutz. Du überträgst Namen, Anschrift und Leistungsdaten deines Kunden über einen Dienst, für den du keine Auftragsverarbeitung geschlossen hast.
- Beweiswert. „Ich hab's dir doch geschickt“ ist im Chat schwerer zu belegen, als es sich anfühlt – vor allem, wenn Nachrichten verschwinden.
Der pragmatische Weg
Schick die Rechnung per E-Mail und kündige sie im Chat an. Das erhält den
schnellen Kanal, den dein Kunde mag, und du hast einen Versandnachweis mit Zeitstempel, den du
archivieren kannst.
Und wenn du eine Rechnung brauchst?
Der Generator prüft alle Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Tippen und macht daraus ein fertiges PDF. Unbegrenzt, ohne Konto, ohne Abo.
Rechnung schreiben – kostenlosRechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners
Diese Antwort beschreibt die Rechtslage nach dem Stand vom August 2026 in allgemeiner Form. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall – und genau dafür ist sie auch nicht gedacht.