Die Checkliste
Für Papier- und PDF-Rechnungen. Hak ab, was auf deiner Rechnung steht.
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Hast du eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF bekommen, macht das Werkzeug die Checkliste selbst.
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XRechnung (.xml) oder ZUGFeRD/Factur-X (.pdf)
Die Datei verlässt deinen Rechner nicht. Ausgelesen wird vollständig in deinem Browser – nichts wird hochgeladen, nichts gespeichert.
Was du tust, wenn etwas fehlt
- Fordere eine berichtigte Rechnung an. Kurz, sachlich, mit der Angabe, was fehlt. Die meisten korrigieren sofort – niemand schreibt absichtlich unvollständige Rechnungen.
- Zahle ruhig trotzdem, wenn die Leistung erbracht ist. Die Rechnung ist zivilrechtlich wirksam; es geht nur um deinen Vorsteuerabzug.
- Zieh die Vorsteuer erst, wenn du die vollständige Rechnung hast. Sonst steht sie in deiner Voranmeldung, bevor der Beleg sie trägt.
Die drei Angaben, die am häufigsten fehlen
- Der Leistungszeitpunkt. Mit Abstand die Nummer eins. Fast alle halten das Rechnungsdatum für ausreichend – es sind zwei getrennte Pflichtangaben. Der Satz „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“ genügt, muss aber dastehen.
- Die Steuernummer. Besonders bei kleinen Betrieben und Gelegenheitsrechnungen. Eine von beiden – Steuernummer oder USt-IdNr. – muss drauf.
- Eine brauchbare Leistungsbeschreibung. „Diverse Arbeiten“, „Beratung“, „wie besprochen“ sind zu wenig. Ein Dritter muss erkennen können, was geliefert wurde.
Wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist
Das ist kein Fehler, solange ein Grund dabeisteht. Vier Fälle kommen vor:
| Grund | Was dastehen muss | Deine Vorsteuer |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer | Hinweis auf § 19 UStG | keine – es ist keine angefallen |
| Reverse Charge | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ | du schuldest die Steuer und ziehst sie zugleich ab |
| Steuerbefreiung | der konkrete Befreiungsgrund | keine |
| Innergemeinschaftlicher Erwerb | beide USt-IdNr. und der Hinweis | du meldest an und ziehst ab |
Steht gar kein Grund da und trotzdem keine Steuer, ist die Rechnung unvollständig – frag nach. Mehr dazu auf Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Bis 250 € gelten weniger Regeln
Eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto braucht nur vier Angaben: Aussteller mit Anschrift, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Betrag mit Steuersatz. Dein Name muss nicht drauf, eine Rechnungsnummer auch nicht. Für den Vorsteuerabzug genügt das – solange der Steuersatz genannt ist.
Deine eigenen Rechnungen brauchen dasselbe
ZackFertig prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Tippen und lässt dich nicht abschicken, was der Empfänger nicht verbuchen kann. Kostenlos, ohne Konto.
Rechnung schreiben – kostenlosRechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 Abs. 4 UStG – die Pflichtangaben im Einzelnen
- § 15 UStG – Vorsteuerabzug
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
- § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung, Erleichterungen