Wer überhaupt eine Rechnung ausstellen muss
Grundsätzlich ist jeder Unternehmer berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Verpflichtet ist er, wenn er an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistet oder an eine juristische Person – und zwar innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung.
Eine Ausnahme, die viele überrascht: Bei Bauleistungen an Privatpersonen besteht ebenfalls eine Ausstellungspflicht. Und der Privatkunde muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren – darauf ist in der Rechnung hinzuweisen.
Die zehn Pflichtangaben
| Was die Vorschrift verlangt | Wie das aussieht |
|---|---|
| Name und Anschrift des Ausstellers vollständig, wie im Register eingetragen | Malerbetrieb Krause GmbH Kirchweg 4, 34117 Kassel |
| Name und Anschrift des Empfängers vollständig – ein Kürzel genügt nicht | Hausverwaltung Sommer OHG Am Wall 12, 34117 Kassel |
| Steuernummer oder USt-IdNr. eine von beiden reicht, beide schaden nicht | USt-IdNr.: DE123456789 |
| Ausstellungsdatum das Datum der Rechnung, nicht der Leistung | Rechnungsdatum: 14.08.2026 |
| Fortlaufende Rechnungsnummer einmalig vergeben, nachvollziehbar aufsteigend | Rechnung Nr. 2026-0147 |
| Menge und Art der Leistung handelsübliche Bezeichnung, keine Allgemeinplätze | 18,5 Std. Malerarbeiten Treppenhaus nicht: „diverse Arbeiten“ |
| Zeitpunkt der Leistung Datum oder Monat – auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht | Leistungszeitraum: 03.08.–11.08.2026 |
| Entgelt, nach Steuersätzen getrennt netto, je Satz einzeln aufgeschlüsselt | netto 19 %: 1.480,00 € netto 7 %: 60,00 € |
| Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung | 19 % USt: 281,20 € 7 % USt: 4,20 € |
| Im Voraus vereinbarte Minderungen Skonto, Rabatt, Bonus – wenn vereinbart | 2 % Skonto bei Zahlung binnen 10 Tagen |
Die Angabe, die am häufigsten fehlt
Der Satz, der es erledigt: „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum.“ Zulässig, üblich, und er kostet dich zehn Sekunden.
Was passiert, wenn eine Angabe fehlt
Für dich als Aussteller: erst einmal nichts. Die Rechnung ist zivilrechtlich wirksam, deine Forderung besteht, deine Umsatzsteuer schuldest du ohnehin.
Für den Empfänger: möglicherweise viel. Ohne vollständige Rechnung kein Vorsteuerabzug – und das fällt oft erst Jahre später bei der Betriebsprüfung auf, wenn du längst nicht mehr erreichbar bist. Deshalb wird nachgefragt, und deshalb solltest du korrigieren, wenn jemand nachfragt: Eine berichtigte Rechnung wirkt zurück, wenn das ursprüngliche Dokument die Mindestangaben schon enthielt.
Ob eine Rechnung, die du bekommen hast, vollständig ist, prüft der Rechnungs-Check in einer Minute.
Die Erleichterungen
- Bis 250 € brutto genügen vier Angaben statt zehn – siehe Kleinbetragsrechnung.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus, brauchen dafür aber den Hinweis auf die Regelung – siehe § 19 UStG.
- Reverse Charge verschiebt die Steuerschuld auf den Empfänger und verlangt dafür einen eigenen Pflichthinweis – siehe § 13b UStG.
Und seit 2025: die E-Rechnung
§ 14 UStG regelt seit dem 1. Januar 2025 auch das Format. Zwischen inländischen Unternehmen ist die elektronische Rechnung der Regelfall – ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist seitdem keine elektronische Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Empfangen musst du seit dem 1.1.2025. Ausstellen je nach Umsatz später – der E-Rechnungspflicht-Check sagt dir, ab wann für dich.
Und wenn du eine Rechnung brauchst?
Der Generator prüft alle Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Tippen und macht daraus ein fertiges PDF. Unbegrenzt, ohne Konto, ohne Abo.
Rechnung schreiben – kostenlosHäufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer § 14 UStG einhalten?
Ja, mit einer Ausnahme: Du weist keine Umsatzsteuer aus und keinen Steuersatz. An deren Stelle tritt der Hinweis auf § 19 UStG. Alle anderen Angaben gelten unverändert.
Reicht eine Rechnungsnummer, die Lücken hat?
Ja. Verlangt ist eine einmalig vergebene, fortlaufende Nummer – nicht eine lückenlose. Stornierte oder verworfene Nummern dürfen fehlen, solange du erklären kannst, warum.
Was ist eine „handelsübliche Bezeichnung“?
Eine, unter der ein Dritter die Leistung erkennen kann. „Beratung“ ist zu wenig, „Konzeption Website, 12 Std. nach Angebot 2026-14“ genügt. Der Maßstab ist die Nachprüfbarkeit, nicht die Länge.
Muss die Rechnung unterschrieben sein?
Nein. Eine Unterschrift ist nach § 14 UStG nicht vorgeschrieben und ändert an der Wirksamkeit nichts.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14 Abs. 4 UStG – die Pflichtangaben im Einzelnen
- § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung, Erleichterungen
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge