E-Rechnung 2027: Was Sie jetzt tun müssen
Mandanteninformation · Stand: August 2026
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1Empfangen müssen Sie längst
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen entgegennehmen können. Das gilt ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist und auch für Kleinunternehmer.
2Ausstellen: der Stichtag hängt an Ihrem Umsatz
| Wer | Pflicht | Ab wann |
|---|---|---|
| Alle Unternehmen | empfangen | seit 1.1.2025 |
| Umsatz 2026 über 800.000 € | ausstellen | 1.1.2027 |
| Alle übrigen Unternehmen | ausstellen | 1.1.2028 |
| Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | vom Ausstellen ausgenommen – empfangen müssen sie trotzdem | |
3Ein PDF ist keine E-Rechnung mehr
Das ist die Änderung, die die meisten Missverständnisse verursacht. Seit 2025 unterscheidet das Gesetz:
- Elektronische Rechnung – ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, in Deutschland meist XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei).
- Sonstige Rechnung – Papier, ein gewöhnliches PDF, ein Scan. Digital, aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
4Aufbewahren: das Original ist die Datei
Empfangene E-Rechnungen sind acht Jahre im Originalformat aufzubewahren – also als XML beziehungsweise als das ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem Anhang. Ein Ausdruck genügt nicht, eine neu erzeugte PDF-Ansicht ebenfalls nicht.
5Ihre Checkliste bis zum Stichtag
| Schritt | Was zu tun ist |
|---|---|
| Empfangsadresse | Eine feste Adresse für Rechnungseingänge benennen und Geschäftspartnern mitteilen – etwa rechnung@ihrefirma.de. |
| Lesen können | Einen Weg festlegen, XML-Rechnungen anzusehen. Dafür genügt ein kostenloser Betrachter im Browser. |
| Ablage | Einen Ordner für die Originaldateien anlegen, mit sprechenden Dateinamen und einer zweiten Sicherungskopie. |
| Umsatz prüfen | Den Umsatz 2026 gegen die Grenze von 800.000 € halten – er entscheidet, ob Sie ab 2027 oder ab 2028 ausstellen müssen. |
| Software klären | Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Wenn nicht: rechtzeitig wechseln, nicht im Dezember. |
| Öffentliche Auftraggeber | Wer an Behörden abrechnet, ist unabhängig von diesen Fristen längst verpflichtet – dort wird zusätzlich die Leitweg-ID verlangt. |
6Was sich nicht ändert
- Die Umsatzsteuersätze bleiben bei 19 % und 7 %.
- Die Pflichtangaben nach § 14 UStG bleiben dieselben – nur das Format ändert sich.
- Rechnungen an Privatpersonen dürfen weiterhin als PDF oder auf Papier gehen.
- Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen bleibt bei acht Jahren.
7Die drei Fragen, die uns am häufigsten erreichen
„Brauche ich jetzt eine neue Software?“ Zum Empfangen nicht. Zum Ausstellen nur, wenn Ihr Programm kein EN-16931-Format erzeugt.
„Kann ich weiter PDF schicken?“ An Privatkunden immer. An Unternehmen bis zu Ihrem Stichtag, und während der Übergangszeit nur mit deren Einverständnis.
„Was passiert, wenn ich nichts tue?“ Beim Empfangen: Sie bekommen Rechnungen, die Sie nicht verarbeiten können, und riskieren Ihren Vorsteuerabzug. Beim Ausstellen ab Ihrem Stichtag: Ihre Rechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.
Diese Information wurde erstellt mit Material von
zackfertig.de
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Wie Sie es weitergeben
- Kanzleinamen eintragen. Das Feld oben rechts im Merkblatt lässt sich direkt anklicken und überschreiben.
- Strg + P beziehungsweise Cmd + P, Ziel „Als PDF sichern“. Hintergrundgrafiken müssen nicht aktiviert werden.
- Verschicken oder auslegen. Als Anhang im Mandantenrundschreiben, im Mandantenportal, oder ausgedruckt im Wartebereich.
Was Sie damit dürfen
| An Mandanten weitergeben, gedruckt und digital | Ja, unbegrenzt |
| Eigenen Kanzleinamen und Kontaktdaten eintragen | Ja, ausdrücklich erwünscht |
| Ins eigene Mandantenrundschreiben übernehmen | Ja, mit Quellenangabe |
| Unsere Fußzeile entfernen | Nein – sie ist der Gegenwert |
| Verkaufen | Nein |
Warum wir das verschenken
Ganz unromantisch: Kanzleien brauchen Mandanteninformation und haben keine Zeit, sie zu schreiben. Wir haben den Inhalt ohnehin, weil er auf einem Dutzend Seiten dieser Website steht. Sie bekommen ein fertiges Dokument, wir eine Fußzeile, die auf jedem Schreibtisch Ihrer Mandanten landet. Das ist ein fairer Handel, und er funktioniert nur, solange das Merkblatt tatsächlich brauchbar ist.
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Der E-Rechnungs-Countdown als Widget für Ihre Startseite – Tage bis zur nächsten Stufe, aktualisiert sich selbst. Und der E-Rechnungspflicht-Check, den Sie Mandanten verlinken können, damit die Frage „gilt das für mich?“ nicht bei Ihnen landet.
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AnsehenRechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen, elektronische Rechnung
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer
- § 27 UStG – Übergangsvorschriften zur E-Rechnungspflicht