Die Formeln, die du brauchst
Drei Stück, mehr nicht. Angenommen, die Positionen stehen in den Zeilen 16 bis 23, mit Menge in Spalte C und Einzelpreis in Spalte D:
| Wofür | Formel |
|---|---|
| Betrag je Zeile | =WENN(C16="";"";C16*D16) |
| Summe netto | =SUMME(E16:E23) |
| Umsatzsteuer | =RUNDEN(E25*19/100;2) |
| Gesamtbetrag | =E25+E26 |
Die WENN-Abfrage sorgt dafür, dass leere Zeilen leer bleiben statt eine 0
anzuzeigen – eine Kleinigkeit, die den Unterschied zwischen einer Tabelle und einer Rechnung
ausmacht.
Wo der Cent verschwindet
RUNDEN ist nicht optional. Ohne die Funktion rechnet Excel
intern mit allen Nachkommastellen weiter, zeigt aber gerundet an. Die angezeigte Summe stimmt
dann nicht mit der Summe der angezeigten Werte überein – um ein bis zwei Cent, jedes Mal
woanders.
Das fällt niemandem auf, bis ein Kunde nachrechnet oder eine Prüfung die Beträge mit der Buchhaltung abgleicht. Runde die Umsatzsteuer ausdrücklich, und runde Zeilenbeträge, wenn du mit Stundenbruchteilen arbeitest.
Der Punkt, an dem es kippt
Eine Excel-Rechnung ist eine Datei, die man kopiert. Genau daraus folgen die drei Probleme, die man nicht wegformatieren kann:
- Die Rechnungsnummer. Eine Kopie bringt die alte Nummer mit. Wer sie einmal vergisst, hat zwei Rechnungen mit derselben – und das ist der Verstoß, den § 14 UStG bei der Nummer tatsächlich kennt. Was dann zu tun ist, steht auf Rechnungsnummer doppelt vergeben.
- Überschriebene Formeln. Irgendwann tippt jemand einen Betrag direkt in eine Formelzelle. Die Datei sieht danach normal aus und rechnet falsch.
- Nachträgliche Änderungen. Eine Rechnung muss nach dem Versand unverändert bleiben. Eine Tabelle, die im selben Ordner weiterlebt, tut das erfahrungsgemäß nicht.
Was du deshalb tun solltest
- Nach dem Ausfüllen als PDF speichern und nur das PDF verschicken. Die Tabelle ist dein Arbeitsmittel, das PDF ist die Rechnung.
- Das PDF nicht mehr anfassen. Es ist der Beleg, den du acht Jahre aufbewahren musst.
- Eine Liste der vergebenen Nummern führen – notfalls ein zweites Tabellenblatt. Fünf Minuten Einrichtung, ein Problem weniger.
Und die E-Rechnung?
Für Privatkunden ändert sich nichts. Für Geschäftskunden hängt der Stichtag an deinem Umsatz; der E-Rechnungspflicht-Check beantwortet das in drei Angaben. Ab da ist die Tabelle kein Rechnungswerkzeug mehr, sondern ein Zwischenschritt.
Die Vorlage gibt es trotzdem
Eine Excel-Vorlage mit den richtigen Formeln – erzeugt in deinem Browser, ohne E-Mail-Abfrage. Und daneben der Generator, der das Rechnen ganz übernimmt.
Vorlage herunterladenHäufige Fragen
Ist eine Rechnung aus Excel rechtlich gültig?
Ja. Das Gesetz schreibt kein Programm vor, sondern Pflichtangaben. Eine vollständige Rechnung aus Excel ist genauso wirksam wie eine aus einem Rechnungsprogramm.
Muss ich die Excel-Datei aufbewahren?
Aufzubewahren ist die Rechnung, die du verschickt hast – also das PDF. Die Tabelle ist ein Arbeitsmittel. Wenn du allerdings nur die Tabelle hast und kein PDF, ist sie der Beleg, und dann darf sie sich nicht mehr ändern.
Kann ich mit Excel eine XRechnung erzeugen?
Nicht mit Bordmitteln. XRechnung ist XML in einer festgelegten Struktur; wer das aus Excel heraus baut, baut ein Programm. Für den Alltag ist das der Punkt, an dem sich ein Werkzeug lohnt.
Was ist mit Google Tabellen oder LibreOffice?
Dasselbe in Grün. Die Formeln heißen teilweise anders, die drei Probleme bleiben identisch.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung