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Alles freiwillig. Was leer bleibt, wird zum Platzhalter in der Vorlage.
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So sieht sie aus
Oder in zwei Minuten fertig statt in zwanzig
Eine Vorlage ist ein leeres Blatt mit Linien. Der Generator rechnet die Umsatzsteuer selbst aus, prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Tippen und macht daraus ein fertiges PDF – ohne Formelfehler, ohne Konto, ohne Abo.
Rechnung schreiben – kostenlosWelche Fassung wofür
| Taugt für | Der Haken | |
|---|---|---|
| Word | Wenige Rechnungen im Jahr, immer ähnlicher Inhalt. Sieht am ehesten aus wie ein Geschäftsbrief. | Du rechnest von Hand. Jeder Betrag, jede Summe, jede Umsatzsteuer. |
| Excel | Positionen mit Menge und Einzelpreis. Die Vorlage enthält echte Formeln für Zeilensummen, Netto und Umsatzsteuer. | Formeln lassen sich überschreiben – und genau das passiert, meistens unbemerkt. |
| Ausdrucken und von Hand ausfüllen, oder als Muster zum Danebenlegen. | Nicht ausfüllbar am Rechner. | |
| Generator | Alles andere. Rechnet selbst, prüft selbst, nummeriert selbst. | Keiner – er ist kostenlos und unbegrenzt. |
Der ehrliche Teil: Vorlagen haben ein Problem
- Der Leistungszeitpunkt. Er ist eine eigene Pflichtangabe neben dem Rechnungsdatum. In unseren Vorlagen steht er drin; in den meisten anderen fehlt er, und wer ihn beim Ausfüllen löscht, merkt es nie.
- Die Rechnungsnummer. Eine Vorlage zählt nicht mit. Wer sie kopiert und die Nummer vergisst, hat zwei Rechnungen mit derselben – und das ist der einzige Verstoß, den § 14 UStG bei der Nummer wirklich kennt.
- Die Rundung in Excel. Wer Zeilenbeträge ungerundet aufsummiert und erst am Ende rundet, weicht um Cents ab. Unsere Formel rundet die Umsatzsteuer ausdrücklich – das ist die Stelle, an der sonst der Cent verschwindet.
Was auf jede Rechnung gehört
Alle Vorlagen hier enthalten die zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG. Was das im Einzelnen ist und warum es darauf ankommt, steht auf § 14 UStG verständlich und in der Checkliste zum Abhaken.
Für Beträge bis 250 € brutto genügen vier Angaben – siehe Kleinbetragsrechnung. Und wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, muss der Grund dabeistehen: Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Und die E-Rechnung?
Eine Word- oder Excel-Vorlage erzeugt keine E-Rechnung, und ein daraus gespeichertes PDF auch nicht. Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen ein strukturierter Datensatz – XRechnung oder ZUGFeRD.
Für Rechnungen an Privatkunden ändert das nichts. Für Geschäftskunden hängt der Stichtag an deinem Umsatz: Der Check sagt dir, ab wann.