| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Datei | reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nein | ja, sieht aus wie eine normale Rechnung |
| Für Software lesbar | ja | ja |
| Übliches Einsatzfeld | Behörden | Unternehmen untereinander |
| Grundlage | dieselbe Norm EN 16931 | |
| Erfüllt die Pflicht | ja | ja, ab Profil EN 16931 (Comfort) |
Die kurze Antwort
An Behörden: XRechnung. Das ist dort der Standard, und viele Portale nehmen nichts anderes an.
An Unternehmen: ZUGFeRD, wenn du die Wahl hast. Der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung und kann sie weiterleiten, ausdrucken und ablegen wie bisher – seine Software liest im Hintergrund die Daten. Das erspart dir Rückfragen von Kunden, die mit einer XML-Datei nichts anfangen können.
Vorsicht bei ZUGFeRD-Profilen
ZUGFeRD gibt es in mehreren Ausbaustufen. Die einfachen Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht genug Daten für eine gesetzeskonforme E-Rechnung – sie sind als Buchungshilfe gedacht. Erst ab dem Profil EN 16931 (früher COMFORT) ist die Rechnung vollständig. Wer ZUGFeRD verschickt, sollte das Profil kennen.
Und wenn ich beides bekomme?
Dann ist bei ZUGFeRD immer das eingebettete XML maßgeblich, nicht das sichtbare PDF. Weichen beide voneinander ab, gilt der Datensatz. Für die Aufbewahrung heißt das: Du musst die Originaldatei behalten, nicht einen Ausdruck. Hier kannst du prüfen, was in einer erhaltenen Datei wirklich steht.
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Rechnung schreiben – kostenlosRechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben