Die Reihenfolge, die dir Ärger erspart
- Alles herunterladen, was du bekommst: Rechnungen, Belege, Stammdaten, Buchungen.
- Stichprobe öffnen. Zwei PDF, eine CSV. Lässt sich die CSV in einer Tabelle lesen? Stehen Umlaute richtig drin? Ein Export, den niemand geöffnet hat, ist keiner.
- Vollständigkeit zählen. Die Anzahl der Rechnungen im Export muss zur Anzahl im System passen. Fehlen Jahre, fehlt meistens ein Filter.
- Zweite Kopie anlegen – andere Festplatte oder anderer Speicher. Die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir, nicht beim alten Anbieter.
- Dann kündigen, schriftlich, mit Bestätigung.
Was du bei Billomat herausbekommst
Erwartbar sind Rechnungen, Angebote und Gutschriften als PDF, Kunden und Artikel als CSV, und über die Schnittstelle alles im Rohformat. Damit hast du deine Unterlagen – aber keine Datei, die ein anderes System einliest und in der alles wieder da ist. Einen verlustfreien Umzug zwischen Buchhaltungssystemen gibt es nicht, und niemand verspricht ihn dir schriftlich.
Billomat hat eine offene Programmierschnittstelle. Wer damit umgehen kann, holt sich seine Daten vollständiger heraus als über jeden Export-Knopf – für alle anderen bleibt der übliche Weg.
Kündigen: worauf es ankommt
Der Vertrag läuft je nach Tarif monatlich oder jährlich weiter, bis du kündigst. Prüfe, ob du vorausbezahlt hast – dann lohnt es sich, den Export in Ruhe zu machen und erst zum Laufzeitende zu kündigen.
- Schriftlich kündigen und den Eingang bestätigen lassen.
- Das Datum des Vertragsendes notieren – nicht das der Kündigung.
- Ein laufendes Lastschriftmandat erst widerrufen, wenn die letzte berechtigte Abbuchung durch ist. Vorher provozierst du eine Rücklastschrift samt Gebühr.
- Prüfen, ob der Anbieter Daten nach Vertragsende löscht. Wenn ja: wann.
Was du behalten musst – und wie lange
Der Wechsel entlässt dich nicht aus der Aufbewahrungspflicht. Im Gegenteil: Sie liegt jetzt allein bei dir.
- Rechnungen: acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden.
- Im Originalformat. Eine empfangene E-Rechnung musst du als XML aufbewahren – ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht genügt nicht. Was das praktisch heißt, steht auf E-Rechnung aufbewahren.
- Unveränderbar und wiederauffindbar. Ein Ordner mit sprechenden Dateinamen reicht dafür aus; ein Archivsystem ist nicht vorgeschrieben.
Wer das dem alten Anbieter überlässt und dort kündigt, steht bei einer Prüfung mit leeren Händen da. Der Anbieter haftet nicht für deine Unterlagen.
Und danach?
Wenn du das Abo nur fürs Rechnungsschreiben hattest, brauchst du kein zweites. ZackFertig schreibt Rechnungen kostenlos und unbegrenzt, prüft die Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Tippen und macht daraus ein PDF – ohne Konto, ohne Abo, ohne Kündigungsfrist beim nächsten Mal.
Ob sich der Wechsel überhaupt lohnt, entscheidest du besser mit Zahlen als mit Gefühl: Der Abo-Kostenrechner zeigt, was dein bisheriger Tarif bis 2036 noch kostet. Und was Billomat besser kann als wir, steht ungeschönt auf der Vergleichsseite.
Die nächste Rechnung braucht kein Abo
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Rechnung schreiben – kostenlosHäufige Fragen
Was passiert mit meinen Rechnungen, wenn ich bei Billomat kündige?
Der Zugang endet mit dem Vertrag, und die Daten werden nach der Aufbewahrungsfrist des Anbieters gelöscht. Deine eigene Aufbewahrungspflicht läuft davon unabhängig weiter – deshalb der Export vor der Kündigung.
Reicht es, alle Rechnungen als PDF zu speichern?
Für selbst geschriebene Rechnungen ja. Für empfangene E-Rechnungen nein: Die musst du im Originalformat aufbewahren, also als XML beziehungsweise als das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter Datei. Ein neu erzeugtes PDF ist nicht das Original.
Muss ich meinem Steuerberater Bescheid sagen?
Ja, und zwar vor dem Wechsel. Wenn er bisher Zugriff auf das System hatte oder den DATEV-Export bekommen hat, muss geklärt sein, wie er die Unterlagen künftig bekommt. Das nachträglich zu regeln kostet Gebühren.
Kann ich mitten im Jahr wechseln?
Ja. Wichtig ist nur, dass deine Rechnungsnummern fortlaufend bleiben – lückenlos müssen sie nicht sein, aber nachvollziehbar. Wie das geht, steht auf Rechnungsnummer.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben