Wen es betrifft
Alle inländischen Unternehmen – ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze. Auch Kleinunternehmer, auch Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, auch Nebenerwerb. Die Pflicht hängt an der Unternehmereigenschaft, nicht an der Größe.
Was du tun musst
- Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und sie deinen Geschäftspartnern mitteilen. Sie darf dieselbe sein wie deine übrige Adresse.
- Die Dateien lesen können. Dafür genügt ein Betrachter – zum Beispiel dieser hier, der ohne Anmeldung im Browser läuft.
- Im Originalformat aufbewahren, acht Jahre lang. Ein Ausdruck reicht nicht, ein PDF-Export auch nicht. Näheres unter E-Rechnung aufbewahren.
Was du ausdrücklich nicht musst
- Keine Buchhaltungssoftware kaufen.
- Kein besonderes Empfangsportal einrichten.
- Nicht zustimmen: Anders als beim PDF braucht dein Geschäftspartner für den Versand einer E-Rechnung keine Einwilligung von dir. Du kannst den Empfang also nicht verweigern.
Was passiert, wenn du nicht empfangen kannst?
Die Rechnung gilt trotzdem als zugegangen, sobald sie in deinem Postfach liegt. Wer keine E-Rechnungen annehmen kann, riskiert im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug – denn eine ordnungsgemäße Rechnung ist dessen Voraussetzung, und der Nachweis liegt bei dir.
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Rechnung schreiben – kostenlosRechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben