Der Ablauf in sieben Schritten
| # | Schritt | Dauer |
|---|---|---|
| 1 | Gesellschaftsvertrag – Musterprotokoll oder individuell | 1–14 Tage |
| 2 | Firmenname vorab bei der IHK prüfen lassen (kostenlos, dringend zu empfehlen) | 2–5 Tage |
| 3 | Notartermin – vor Ort oder per Videokommunikation | 1 Tag |
| 4 | Geschäftskonto eröffnen, Stammkapital einzahlen | 3–10 Tage |
| 5 | Notar meldet zum Handelsregister an | sofort |
| 6 | Eintragung – ab jetzt besteht die GmbH | 1–4 Wochen |
| 7 | Gewerbeamt, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Transparenzregister | parallel |
Schritt 2 wird gern übersprungen und ist der häufigste Grund für Verzögerungen. Weist das Registergericht den Namen zurück, ist der Notartermin verbrannt und muss bezahlt und wiederholt werden. Die IHK prüft vorab kostenlos.
Online-Gründung per Videokommunikation
Seit August 2022 lässt sich die GmbH-Bargründung vollständig online beurkunden – über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Seit August 2023 gilt das auch für Sachgründungen und für Beglaubigungen von Handelsregisteranmeldungen.
| Was du brauchst | Anmerkung |
|---|---|
| Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion | eID muss aktiviert sein – das ist die häufigste Hürde |
| Smartphone mit NFC und AusweisApp | zum Auslesen des Ausweises |
| Rechner mit Kamera und Mikrofon | der Termin läuft im Browser |
| Zusätzliche Gebühr | 25 € je Online-Beurkundung, 8 € je Online-Beglaubigung, zzgl. USt |
Der Ablauf ist derselbe wie vor Ort: Der Notar verliest, klärt auf, alle unterschreiben elektronisch. Der praktische Gewinn liegt nicht im Preis, sondern in der Terminfindung – gerade wenn die Gesellschafter in verschiedenen Städten sitzen.
Was die Gründung kostet
| Posten | Musterprotokoll | Individueller Vertrag |
|---|---|---|
| Notar | rund 300–500 € | 800–2.500 € |
| Handelsregister | 150 € | 150 € |
| Gewerbeanmeldung | 20–65 € | 20–65 € |
| Stammkapital | 25.000 €, davon 12.500 € sofort – bleibt dein Geld und darf ausgegeben werden | |
| Gebühren zusammen | rund 500–700 € | 1.000–2.700 € |
Das Musterprotokoll geht nur bei bis zu drei Gesellschaftern, einem Geschäftsführer und ohne Sonderregelungen. Sobald ihr Vesting, Stimmrechtsbindungen, Vorkaufsrechte oder unterschiedliche Anteilsklassen wollt – also bei jeder Gründung mit Investorenperspektive –, braucht ihr einen individuellen Vertrag. Dort am Notar zu sparen, ist die teuerste Sparmaßnahme der Gründungsphase.
Vorgesellschaft: die Phase dazwischen
Zwischen Beurkundung und Eintragung besteht die GmbH in Gründung (i. G.). Sie kann bereits handeln, Verträge schließen und Rechnungen schreiben. Zwei Dinge sind dabei wichtig:
- Im Namen muss der Zusatz „i. G.“ stehen.
- Wer in dieser Phase für die Gesellschaft handelt, haftet persönlich (Handelndenhaftung) – bis zur Eintragung. Danach geht die Haftung auf die GmbH über.
Wer es vermeiden kann, wartet mit größeren Verpflichtungen bis zur Eintragung.
Was nach der Eintragung sofort ansteht
- Gewerbe anmelden – die GmbH ist kraft Rechtsform Gewerbebetrieb, auch wenn sie freiberufliche Leistungen erbringt.
- Transparenzregister – die wirtschaftlich Berechtigten melden. Das wird regelmäßig vergessen und ist bußgeldbewehrt.
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in der Fassung für Kapitalgesellschaften.
- Geschäftsbriefe umstellen: Firma, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer gehören nach § 35a GmbHG auf jede Rechnung und jede E-Mail-Signatur.
- Berufsgenossenschaft anmelden, sobald jemand beschäftigt wird.
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Erste Rechnung schreiben – kostenlosHäufige Fragen
Muss ich die vollen 25.000 € auf dem Konto haben?
Zur Anmeldung nicht. Es genügen 12.500 €, und auf jeden Geschäftsanteil muss ein Viertel eingezahlt sein. Die restliche Einlage bleibt aber geschuldet und kann jederzeit eingefordert werden – in der Insolvenz zuerst.
Darf ich das Stammkapital ausgeben?
Ja. Es ist Betriebsvermögen und dafür da, benutzt zu werden – Miete, Geräte, Ware, Gehälter. Verboten ist nur die Rückzahlung an die Gesellschafter.
Was ist der Unterschied zwischen GmbH und UG?
Nur das Startkapital und die Rücklagenpflicht. Rechtlich ist die UG eine GmbH, § 5a GmbHG. Details auf UG gründen.
Lohnt sich eine GmbH steuerlich?
Meist erst ab deutlich sechsstelligen Gewinnen, die im Unternehmen bleiben sollen. Wer den Gewinn ohnehin privat braucht, zahlt über Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Kapitalertragsteuer in Summe oft mehr als im Einzelunternehmen – und hat zusätzlich die Buchhaltungskosten.
Kann ich eine GmbH mit Sacheinlagen gründen?
Ja, etwa mit Maschinen, Fahrzeugen oder einer Software. Das erfordert einen Sachgründungsbericht und eine Werthaltigkeitsprüfung durch das Registergericht – aufwendiger und langsamer als die Bargründung.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 5 GmbHG – Stammkapital und Geschäftsanteile
- § 7 Abs. 2 GmbHG – Mindesteinzahlung vor der Anmeldung
- § 2 Abs. 3 GmbHG – Musterprotokoll für die vereinfachte Gründung
- § 16a BeurkG – Beurkundung mittels Videokommunikation
- § 35a GmbHG – Angaben auf Geschäftsbriefen