Wohin die Rechnung geht
Baden-Württemberg betreibt einen eigenen zentralen Rechnungseingang (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Landes Baden-Württemberg). Rechnungen an Landesbehörden laufen dort auf – nicht über die Plattformen des Bundes.
Kommunen des Landes – Kreise, Städte, Gemeinden – entscheiden davon unabhängig. Manche hängen sich an den Landeseingang, andere betreiben ein eigenes Portal, wieder andere nehmen die Rechnung schlicht per E-Mail entgegen. Das steht im Auftrag, nicht auf dieser Seite.
Wie die Leitweg-ID für Baden-Württemberg beginnt
Die Grobadressierung der Leitweg-ID ist kein frei vergebener Zähler, sondern der Amtliche Regionalschlüssel. Und der beginnt für jede Stelle in Baden-Württemberg mit denselben zwei Ziffern:
| Stelle | Ziffern | Bedeutung |
|---|---|---|
| 1–2 | 08 | Land Baden-Württemberg – immer gleich |
| 3 | 1 Ziffer | Regierungsbezirk, sonst 0 |
| 4–5 | 2 Ziffern | Kreis oder kreisfreie Stadt |
| 6–9 | 4 Ziffern | Gemeindeverband |
| 10–12 | 3 Ziffern | Gemeinde |
Nicht jede Stelle nutzt alle zwölf Ziffern. Das Land selbst kommt oft mit
08 aus, ein Kreis mit fünf Ziffern, eine kreisangehörige Gemeinde braucht die
volle Länge. Danach folgen – durch Bindestriche getrennt – die Feinadressierung
mit bis zu 30 Zeichen für das konkrete Amt und zwei Ziffern Prüfziffer.
Was du daraus praktisch mitnimmst: Beginnt eine dir genannte Leitweg-ID nicht mit
08, gehört sie nicht zu Baden-Württemberg – dann ist entweder die Nummer falsch
abgetippt oder der Auftrag kommt von woanders. Die Form prüft der
Leitweg-ID-Check.
Musst du hier eine E-Rechnung stellen?
Damit ist Baden-Württemberg weiter als der Bund, der Direktaufträge unterhalb einer Bagatellgrenze ausnimmt. Wer für dieses Land arbeitet, braucht das Format so oder so.
Was auf der Rechnung stehen muss
Zusätzlich zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG, die für jede Rechnung gelten, verlangt der öffentliche Auftraggeber:
- Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (
BuyerReference, BT-10) – nicht im Fließtext, nicht im Betreff. - Bestell- oder Auftragsnummer, falls im Auftrag genannt. Fehlt sie, bleibt die Rechnung oft wochenlang in der Prüfung liegen.
- Bankverbindung und Zahlungsbedingungen in den dafür vorgesehenen Feldern.
- Format XRechnung in einer gültigen Fassung – ZUGFeRD wird von manchen Stellen akzeptiert, von anderen abgewiesen.
Was in welches Feld gehört, steht auf XRechnung erstellen.
Besonderheit in Baden-Württemberg
Baden-Württemberg verpflichtet seine Lieferanten seit Anfang 2022 zur E-Rechnung – ohne die Bagatellgrenze, die der Bund kennt.
Auf welchem Weg die Datei ankommt
Die großen Eingangsplattformen kennen im Kern vier Wege. Welcher offen ist, entscheidet der Betreiber, nicht du:
- Weberfassung – Rechnung im Browser eintippen. Für ein, zwei Rechnungen im Jahr der schnellste Weg, für zwanzig der teuerste.
- Upload – die fertige XRechnung-Datei hochladen. Der übliche Weg, wenn du sie ohnehin aus einem Programm bekommst.
- E-Mail – an eine plattformeigene Adresse, die XML im Anhang. Bequem, aber an Größenbeschränkungen gebunden.
- Peppol – der maschinelle Weg über einen Access Point. Lohnt sich ab einigen hundert Rechnungen im Jahr, vorher nicht.
Für alle vier gilt dasselbe: Es zählt die XML-Datei. Ein PDF im Anhang ist keine E-Rechnung, auch wenn es gut aussieht.
Und wenn du eine Rechnung brauchst?
Der Generator prüft alle Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Tippen und macht daraus ein fertiges PDF. Unbegrenzt, ohne Konto, ohne Abo.
Rechnung schreiben – kostenlosHäufige Fragen
Woran erkenne ich, dass eine Leitweg-ID zu Baden-Württemberg gehört?
An den ersten beiden Ziffern: 08. Sie stehen für das Land und sind Teil des Amtlichen Regionalschlüssels. Beginnt die Nummer anders, gehört sie zu einem anderen Land, zum Bund (dort beginnt sie mit 991) oder sie ist falsch abgetippt.
Wo bekomme ich die Leitweg-ID her?
Vom Auftraggeber. Sie steht üblicherweise in der Bestellung, im Auftragsschreiben oder in den Vergabeunterlagen. Ein öffentliches Verzeichnis gibt es nicht, und wer eines verspricht, verkauft dir etwas.
Reicht ein PDF per E-Mail?
Für den öffentlichen Auftraggeber nicht. Verlangt ist ein strukturierter Datensatz – XRechnung oder ein anderes Format nach EN 16931. Ein PDF darf als Beilage mitgehen, ersetzt die Datei aber nicht.
Gilt das auch für die Stadtverwaltung in Baden-Württemberg?
Nicht automatisch. Kreise, Städte und Gemeinden entscheiden über ihren Rechnungseingang selbst. Der Landeseingang gilt für Landesbehörden; für eine Kommune steht der Weg im Auftrag.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben
- E-Rechnungsverordnung (E-RechV) – Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber
- Richtlinie 2014/55/EU – europäische Norm EN 16931 für die elektronische Rechnung