In drei Schritten
- Rechnung wie gewohnt ausfüllen. Absender, Kunde, Positionen, Steuersätze – nichts Besonderes.
- Pflichtangaben prüfen. Eine XRechnung ist strenger als ein PDF: Fehlt eine Pflichtangabe, weist die Software des Empfängers sie zurück.
- Als XML exportieren und per E-Mail verschicken. Fertig.
XRechnung schreiben statt nur lesen
ZackFertig exportiert jede Rechnung als XRechnung nach EN 16931 – ohne Konto, ohne Abo, ohne Installation.
Rechnung schreiben – kostenlosWas eine XRechnung von einem PDF unterscheidet
Eine XRechnung ist kein Dokument, sondern ein Datensatz. Sie enthält dieselben Angaben wie deine bisherige Rechnung, aber in einer festen Struktur, die Software direkt einlesen kann – ohne Abtippen, ohne Texterkennung. Deshalb sieht sie beim Öffnen im Browser aus wie Zeichensalat: Sie ist nicht zum Ansehen gemacht.
Wer wissen will, was in einer erhaltenen Datei steht, kann sie hier lesbar anzeigen lassen.
Diese Angaben sind Pflicht
Zusätzlich zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG verlangt die Norm EN 16931 einige Felder, die auf einer Papierrechnung selbstverständlich wirken, aber technisch gesetzt sein müssen:
- Vollständige Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger, jeweils mit Länderkürzel
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Eine Käuferreferenz – bei Behörden ist das die Leitweg-ID, im Geschäftsverkehr oft die Bestellnummer
- Je Position eine Menge mit Einheitencode, Einzelpreis und Steuersatz
- Eine Steueraufschlüsselung, die zur Summe der Positionen passt
- Zahlungsangaben, üblicherweise die IBAN
Der häufigste Fehler
Die Summen gehen nicht auf. Positionen, Steuerbeträge und Gesamtbetrag müssen rechnerisch exakt zueinander passen – auf den Cent. Rundungsfehler, die auf Papier niemandem auffallen, führen dazu, dass die Datei abgelehnt wird. Deshalb sollte die Rechnung von der Software erzeugt werden, die auch rechnet, und nicht von Hand nachgebaut.
Muss ich XRechnung oder darf es ZUGFeRD sein?
Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. XRechnung ist reines XML und im Behördenverkehr üblich, ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten und im Verkehr zwischen Unternehmen beliebter. Die Unterschiede im Einzelnen stehen auf einer eigenen Seite.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben