Zwei Plattformen, und du musst die richtige treffen
Der Bund betreibt zwei Rechnungseingänge. Welcher zuständig ist, hängt nicht von dir ab, sondern davon, wer bestellt hat:
| ZRE | OZG-RE | |
|---|---|---|
| Für wen | unmittelbare Bundesverwaltung | mittelbare Bundesverwaltung und angeschlossene Länder |
| Typische Empfänger | Ministerien, oberste Bundesbehörden, nachgeordnete Behörden | Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts |
| Leitweg-ID beginnt mit | 991 – der für den Bund
reservierte Bereich | |
Die gute Nachricht: Du musst das nicht raten. Die Leitweg-ID sagt dir, wohin die Rechnung gehört – der Auftraggeber nennt sie zusammen mit dem Weg.
Die 1.000-Euro-Grenze, die oft falsch verstanden wird
Direktaufträge bis 1.000 € netto sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Daraus wird gern gelesen, kleine Rechnungen dürften weiter als PDF gehen. Das stimmt so nicht:
- Die Ausnahme gilt für Direktaufträge – nicht für jede kleine Rechnung aus einem größeren Vertrag.
- Maßgeblich ist der Auftragswert, nicht der Betrag der einzelnen Rechnung. Ein Rahmenvertrag über 40.000 € bleibt pflichtig, auch wenn du monatlich 300 € abrechnest.
- Die Behörde darf die E-Rechnung trotzdem verlangen, und viele tun das.
Wie die Leitweg-ID des Bundes aufgebaut ist
Für den Bund ist der Bereich 991 bis 999 reserviert – dort greift
der Amtliche Regionalschlüssel nicht, weil der Bund kein Bundesland ist. Ein Beispiel:
991-01234-56
991– Grobadressierung, Bund01234– Feinadressierung, die konkrete Behörde oder Organisationseinheit56– Prüfziffer
Ob die Form stimmt, sagt dir der Leitweg-ID-Check. Ob die Nummer zur richtigen Stelle gehört, kann nur die Stelle selbst bestätigen.
Was auf der Rechnung stehen muss
Zusätzlich zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG:
- Leitweg-ID in der Käuferreferenz (BT-10).
- Bestellnummer, wenn eine vergeben wurde.
- Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Lieferantennummer, soweit im Auftrag genannt.
- Format XRechnung. Der Bund akzeptiert an seinen Plattformen auch andere Formate nach EN 16931, XRechnung ist aber der sichere Weg.
Auf welchem Weg die Datei ankommt
Die großen Eingangsplattformen kennen im Kern vier Wege. Welcher offen ist, entscheidet der Betreiber, nicht du:
- Weberfassung – Rechnung im Browser eintippen. Für ein, zwei Rechnungen im Jahr der schnellste Weg, für zwanzig der teuerste.
- Upload – die fertige XRechnung-Datei hochladen. Der übliche Weg, wenn du sie ohnehin aus einem Programm bekommst.
- E-Mail – an eine plattformeigene Adresse, die XML im Anhang. Bequem, aber an Größenbeschränkungen gebunden.
- Peppol – der maschinelle Weg über einen Access Point. Lohnt sich ab einigen hundert Rechnungen im Jahr, vorher nicht.
Für alle vier gilt dasselbe: Es zählt die XML-Datei. Ein PDF im Anhang ist keine E-Rechnung, auch wenn es gut aussieht.
Und wenn du eine Rechnung brauchst?
Der Generator prüft alle Pflichtangaben nach § 14 UStG beim Tippen und macht daraus ein fertiges PDF. Unbegrenzt, ohne Konto, ohne Abo.
Rechnung schreiben – kostenlosHäufige Fragen
ZRE oder OZG-RE – woher weiß ich das?
Aus dem Auftrag. Der Auftraggeber nennt zusammen mit der Leitweg-ID den Weg. Wenn nicht, frag nach; die Plattformen leiten nicht aneinander weiter.
Ich habe einen Auftrag über 400 € – muss ich trotzdem elektronisch abrechnen?
Wenn es ein Direktauftrag ist, greift die Ausnahme bis 1.000 € netto. Kommt der Betrag aus einem größeren Vertrag oder Rahmenvertrag, zählt dessen Wert – dann gilt die Pflicht.
Gilt das auch für Landesbehörden?
Nein. Der Bund regelt nur seine eigene Verwaltung. Für Landes- und Kommunalbehörden gilt das jeweilige Landesrecht; die Übersicht steht auf der Behördenseite.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen und Pflichtangaben
- E-Rechnungsverordnung (E-RechV) – Rechnungsstellung an Bundesbehörden
- Richtlinie 2014/55/EU – europäische Norm EN 16931 für die elektronische Rechnung