Was vorher zu erledigen ist
| # | Schritt | Wo | Wann |
|---|---|---|---|
| 1 | Betriebsnummer beantragen | Bundesagentur für Arbeit, online | vor der ersten Meldung, dauert wenige Tage |
| 2 | Arbeitsvertrag schriftlich | Nachweisgesetz – wesentliche Bedingungen spätestens am ersten Arbeitstag | vor Arbeitsbeginn |
| 3 | Sozialversicherung anmelden | Krankenkasse des Mitarbeiters als Einzugsstelle | mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn |
| 4 | Minijobs: Meldung an die Minijob-Zentrale | Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See | bei Beschäftigungsbeginn |
| 5 | Berufsgenossenschaft | zuständige BG der Branche | innerhalb einer Woche |
| 6 | Lohnsteueranmeldung einrichten | ELSTER, monatlich oder quartalsweise | ab der ersten Abrechnung |
Die Sofortmeldung am ersten Arbeitstag gilt zusätzlich in bestimmten Branchen – Bau, Gastronomie, Speditionen, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Messebau und weitere.
Was ein Mitarbeiter kostet
| Posten | Anteil | Beispiel bei 3.000 € brutto |
|---|---|---|
| Bruttolohn | 100 % | 3.000 € |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung | rund 21 % | rund 630 € |
| Umlagen U1, U2, Insolvenzgeld | 1–3 % | rund 60 € |
| Berufsgenossenschaft | je nach Branche | 30–150 € |
| Arbeitgeberkosten gesamt | rund 122–125 % | rund 3.700 € |
Dazu kommen Kosten, die in keiner Tabelle stehen: bezahlter Urlaub (mindestens 20 Tage bei Fünf-Tage-Woche), Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für sechs Wochen, Feiertage und die Zeit für Einarbeitung und Führung.
Minijob, Midijob oder Vollzeit?
| Form | Grenze 2026 | Besonderheit |
|---|---|---|
| Minijob | bis 603 € im Monat | Pauschalabgaben von rund 31–32 % für den Arbeitgeber; für den Beschäftigten abgabenfrei. Rentenversicherungspflicht mit Befreiungsmöglichkeit. |
| Übergangsbereich (Midijob) | über 603 € bis 2.000 € im Monat | reduzierte Arbeitnehmerbeiträge, die gleitend ansteigen; Arbeitgeber zahlt anfangs mehr |
| Sozialversicherungspflichtig | darüber | voller Beitragssatz, hälftig geteilt |
| Kurzfristige Beschäftigung | max. 3 Monate oder 70 Arbeitstage im Jahr | sozialversicherungsfrei, aber nicht berufsmäßig ausgeübt – für Saisonarbeit |
| Werkstudent | Vorlesungszeit max. 20 Wochenstunden | nur Rentenversicherung, spart erheblich |
Aufzeichnungspflichten
Für Minijobber und in bestimmten Branchen musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen – spätestens sieben Tage nach der Arbeit, aufzubewahren zwei Jahre. Das verlangt § 17 MiLoG.
Unabhängig davon gilt seit der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Beschäftigten. Ein gesetzlich ausgestalteter Rahmen dafür ist seit Jahren angekündigt; bis dahin genügt eine nachvollziehbare Erfassung – auch auf Papier.
Bevor du einstellst: die Alternativen
- Freie Mitarbeit – aber Vorsicht: Wenn die Zusammenarbeit wie ein Arbeitsverhältnis aussieht, ist es eines. Was das kostet, steht auf Scheinselbstständigkeit. Als Auftraggeber trägst du das Risiko, nicht der Freelancer.
- Werkvertrag mit klar abgegrenztem Gewerk statt laufender Tätigkeit.
- Minijob als Einstieg mit überschaubarem Verwaltungsaufwand.
- Lohnbüro oder Steuerberater für die Abrechnung. Bei ein bis drei Mitarbeitern kostet das 15–30 € je Abrechnung – deutlich weniger, als ein Fehler bei den Meldungen kostet.
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Erste Rechnung schreiben – kostenlosHäufige Fragen
Wie beantrage ich eine Betriebsnummer?
Online über den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Kostenlos, in wenigen Tagen erledigt. Ohne sie kannst du niemanden zur Sozialversicherung anmelden.
Wie hoch ist der Mindestlohn 2026?
13,90 € brutto je Zeitstunde. Zum 1. Januar 2027 steigt er auf 14,60 €. Branchenmindestlöhne können höher liegen und gehen vor.
Was kostet ein Minijob den Arbeitgeber?
Rund 31 bis 32 % Pauschalabgaben auf den Verdienst – Kranken- und Rentenversicherung, Pauschsteuer, Umlagen und Beitrag zur Unfallversicherung. Bei 603 € sind das etwa 190 € zusätzlich.
Brauche ich einen schriftlichen Arbeitsvertrag?
Der Vertrag selbst kann formfrei geschlossen werden, die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen aber nach dem Nachweisgesetz schriftlich niedergelegt und ausgehändigt werden – wesentliche Teile bereits am ersten Arbeitstag. Praktisch heißt das: schriftlicher Vertrag.
Gilt Kündigungsschutz bei einem Mitarbeiter?
Das Kündigungsschutzgesetz gilt erst in Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten. Besonderer Kündigungsschutz – Schwangerschaft, Elternzeit, Schwerbehinderung – gilt dagegen unabhängig von der Betriebsgröße.
Rechtsgrundlagen
Diese Seite stützt sich auf folgende Vorschriften. Wir nennen sie, damit du selbst nachlesen kannst – nicht als Ersatz für eine Beratung im Einzelfall.
- § 1 MiLoG – gesetzlicher Mindestlohn
- § 17 MiLoG – Aufzeichnungspflichten
- § 8 SGB IV – geringfügige Beschäftigung, Minijob-Grenze
- § 20 Abs. 2 SGB IV – Übergangsbereich
- § 28a SGB IV – Meldepflichten des Arbeitgebers
- § 2 NachwG – Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen
- § 23 KSchG – Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes